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Politique détaillée de protection des renseignements personnels| Politique détaillée de protection des renseignements personnels (pour un sommaire de la politique de ConnexOntario, cliquez ici.) Table des matières Introduction
ConnexOntario Information sur les services de la santé est engagé à maîtriser la collecte, l'utilisation et la divulgation des renseignements personnels. ConnexOntario a démontré cet engagement en élaborant cette politique de protection des renseignements personnels conformément aux normes stipulées dans la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (Canada) (la «Loi»).
Définitions Collecte Acquisition ou obtention de renseignements personnels de n'importe quelle source, y compris les tiers, de quelque façon que ce soit. Consentement Approbation volontaire de ce qui est accompli ou proposé. Le consentement peut être explicite ou tacite. Le consentement explicite est accordé de manière expresse, que ce soit verbalement ou par écrit. Le consentement explicite est univoque et ne nécessite aucune inférence de la part de ConnexOntario. Le consentement tacite est obtenu quand il peut être raisonnablement déduit de l'action ou de l'inaction de la personne. Divulgation Mise des renseignements personnels à la disposition d'autres employés de ConnexOntario ou à d'autres personnes de l'extérieur de ConnexOntario. Renseignements personnels Information sur une personne identifiable enregistrée de quelque façon que ce soit et pouvant inclure, sans s'y limiter, la race, l'origine ethnique, la couleur de la peau, l'âge, la situation de famille, la religion, l'éducation, les antécédents médicaux, criminels, d'emploi ou financiers, l'adresse et le numéro de téléphone, les identificateurs numériques comme le numéro d'assurance sociale, et les points de vue personnels. Ne comprend pas le nom, le titre, l'adresse professionnelle ni le numéro de téléphone au travail d'un employé de ConnexOntario. Commissaire à la protection de la vie privée Le Commissaire fédéral à la protection de la vie privée, comme stipulé dans la section 2 de la Loi.
Agent de protection des renseignements personnels L'agent de protection des renseignements personnels de ConnexOntario, comme stipulé dans l'annexe 1 de la Loi.
Utilisation Le traitement des renseignements personnels par ConnexOntario.
Application La politique de protection des renseignements personnels s'applique à : - tout renseignement personnel que ConnexOntario recueille, utilise ou divulgue dans le cours de ses activités commerciales ou tout renseignement personnel sur un employé de ConnexOntario.
La politique de protection des renseignements personnels ne s'applique pas aux : - exceptions stipulées dans la section 7 de la Loi.
Voici les dix principes de protection des renseignements personnels : Principe 1 : Responsabilité L'agent de protection des renseignements personnels de ConnexOntario : Wendy Murray 1.1 – L'agent de protection des renseignements personnels est responsable de s'assurer que ConnexOntario se conforme aux présentes politiques et procédures, même si d'autres personnes au sein de ConnexOntario peuvent être responsables de la collecte et du traitement quotidiens des renseignements personnels. De plus, l'agent de protection des renseignements personnels peut, de temps à autre, désigner une personne ou plus au sein de la société d'agir pour son compte. 1.2 - ConnexOntario divulguera le nom et les coordonnées de l'agent de protection des renseignements personnels sur demande et fournira des renseignements dans la présente politique de protection des renseignements personnels. 1.3 - ConnexOntario responsable des renseignements personnels en sa possession, y compris ceux transférés à une tierce partie à des fins de traitement. ConnexOntario se servira de moyens contractuels ou autres pour offrir un niveau de protection comparable pendant que les renseignements personnels sont traités par une tierce partie. 1.4 - ConnexOntario a établi des politiques et pratiques qui donnent effet aux principes et procédures dans la présente politique de protection des renseignements personnels, notamment : (a) mettre en œuvre des procédures pour protéger les renseignements personnels; (b) établir des procédures pour recevoir les plaintes et demandes d'information et y répondre; (c) former le personnel et lui communiquer des renseignements sur les politiques et pratiques de ConnexOntario; et (d) rédiger des documents pour expliquer les politiques et pratiques de ConnexOntario. 1.5 – La désignation d'un agent de protection des renseignements personnels ne décharge pas ConnexOntario de sa responsabilité de se conformer à ces principes.
Principe 2 : Détermination des fins 2.1 - ConnexOntario déterminera les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis en vue de se conformer au principe de la transparence (principe 8 de l'annexe 1 de la Loi) et du principe d'accès individuel (principe 9 de l'annexe 1 de la Loi). 2.2 – En déterminant les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis durant ou avant la collecte, ConnexOntario peut cerner les renseignements personnels qu'elle doit recueillir pour satisfaire à ces fins. Le principe de limitation de la collecte (principe 4 de l'annexe 1 de la Loi) exige que ConnexOntario recueille seulement les renseignements personnels nécessaires aux fins déterminées. 2.3 – Les fins déterminées seront communiquées à la personne de laquelle les renseignements personnels sont recueillis avant ou durant la collecte. Selon la méthode de collecte, la communication peut se faire verbalement ou par écrit. 2.4 – Quand le personnel de ConnexOntario a l'intention d'utiliser les renseignements personnels recueillis à des fins qui n'ont pas encore été déterminées, il doit préciser la nouvelle fin avant d'utiliser les renseignements. À moins que la nouvelle fin ne soit exigée par la loi ou qu'aucun consentement ne soit nécessaire en vertu de la Loi, la personne doit donner son consentement avant que les renseignements personnels ne soient utilisés à cette fin. 2.5 – Les employés qui recueillent des renseignements personnels doivent expliquer aux personnes les fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis.
Principe 3 : Consentement 3. 1 – Le consentement est exigé pour la collecte de renseignements personnels, ainsi que pour l'utilisation ou la divulgation subséquente de ces renseignements. Généralement, le personnel de ConnexOntario essayera d'obtenir le consentement à l'utilisation ou à la divulgation des renseignements personnels au moment de la collecte. Dans certains cas, le consentement à l'utilisation ou à la divulgation peut être obtenu après que les renseignements personnels ont été recueillis, mais avant qu'ils ne soit utilisés (par exemple, quand ConnexOntario désire utiliser les renseignements personnels à une fin encore non déterminée). 3.2 – Le principe nécessite «connaissance et consentement». ConnexOntario fera un effort raisonnable pour informer la personne des fins auxquelles les renseignements personnels seront utilisés. Pour qu'un consentement soit significatif, ConnexOntario déclarera la fin de manière que la personne puisse comprendre raisonnablement la façon dont les renseignements personnels seront utilisés ou divulgués. 3.3 - ConnexOntario recueillir, utiliser ou divulguer les renseignements personnels sans consentement, seulement dans les cas autorisés dans la section 7 de la Loi. ConnexOntario consultera la Loi pour déterminer si une exception à l'obligation d'obtenir un consentement s'applique. Des raisons juridiques, médicales ou de sécurité peuvent rendre l'obtention du consentement impossible ou irréalisable. Par exemple, quand les renseignements personnels sont recueillis en vue de la détection et de la prévention de la fraude ou à des fins d'application de la loi, l'obtention du consentement de la personne va à l'encontre de la collecte des renseignements personnels. L'obtention du consentement peut être impossible ou inappropriée quand la personne est mineure, gravement malade ou handicapée mentalement; dans un cas pareil, le consentement doit être obtenu des parents, des gardiens ou des représentants personnels. 3.4 – ConnexOntario n'exigera pas, comme condition à la fourniture de produits et services, le consentement de la personne à la collecte, à l'utilisation ou la divulgation de renseignements personnels autres que ceux nécessaires aux fins explicitement précisées et légitimes. 3.5 – La forme du consentement demandé par ConnexOntario peut varier selon les circonstances et le genre de renseignements personnels. En déterminant la forme de consentement, ConnexOntario tiendra compte de la nature délicate des renseignements personnels. 3.6 - En obtenant un consentement, ConnexOntario tiendra aussi compte des attentes de la personne. ConnexOntario n'obtiendra pas un consentement en trompant une personne ou en l'induisant en erreur. 3.7 – La façon dont ConnexOntariopeut obtenir un consentement peut varier selon les circonstances et le genre de renseignements personnels recueillis. ConnexOntario obtiendra généralement un consentement explicite quand les renseignements personnels sont considérés de nature délicate. Elle acceptera un consentement tacite seulement si la collecte et l'utilisation des renseignements personnels sont directement liées à une transaction ou à un échange de renseignements personnels auquel la personne participera directement. Le consentement peut également être accordé par un représentant autorisé (comme un gardien ou une personne avec procuration). 3.8 – Une personne peut retirer son consentement à tout moment, sous réserve des restrictions juridiques ou contractuelles et d'un avis raisonnable. ConnexOntario informera la personne des répercussions du retrait de son consentement.
4.1 - ConnexOntario ne recueillera pas des renseignements personnels sans discernement. ConnexOntario limitera la quantité et le genre de renseignements personnels recueillis à ce qui est nécessaire aux fins précisées. ConnexOntario précisera le genre de renseignements personnels recueillis dans le cadre de ses politiques et pratiques relatives au traitement de l'information et conformément au principe de la transparence (principe 8 de l'annexe I de la Loi). 4.2 – L'exigence de recueillir les renseignements personnels selon des méthodes justes et licites vise à empêcher ConnexOntario de collecter des renseignements personnels en trompant ou en induisant en erreur les personnes relativement aux fins de la collecte des renseignements personnels. L'exigence implique que le consentement à la collecte ne doit pas être obtenu par tromperie.
5.1 – Lorsque ConnexOntario utilise des renseignements personnels à une nouvelle fin, elle doit documenter cette fin (consultez la clause 2.1 de la présente politique de protection des renseignements personnels). Elle obtiendra le consentement de la personne concernée avant d'utiliser les renseignements personnels à une nouvelle fin. 5.2 - ConnexOntario suit des lignes directrices et des procédures définies relativement à la conservation des renseignements personnels. Ces lignes directrices précisent les durées minimale et maximale de conservation. ConnexOntario conservera les renseignements personnels servant à prendre une décision concernant une personne suffisamment de temps pour permettre à la personne d'accéder à ces renseignements personnels après que la décision a été prise. ConnexOntario peut être assujettie à des exigences législatives relativement aux durées de conservation. 5.3 - ConnexOntario détruira, effacera ou rendra anonymes les renseignements personnels qui ne sont plus nécessaires à une fin déterminée. 2 - ConnexOntario élaborera des lignes directrices et des procédures pour régir la destruction des renseignements personnels.
6.1 - ConnexOntario s'assurera que les renseignements personnels sont suffisamment précis, complets et récents de façon à minimiser la possibilité que des renseignements personnels inappropriés soient utilisés pour prendre une décision sur une personne. Le degré auquel les renseignements personnels sont précis, complets et récents dépendra de l'utilisation de ces renseignements, en tenant compte des intérêts de la personne. 6.2 - ConnexOntario ne mettra pas les renseignements personnels à jour de manière routinière, à moins que ce ne soit nécessaire pour satisfaire aux fins auxquelles les renseignements personnels sont recueillis. 6.3 - ConnexOntario s'assurera que les renseignements personnels qui sont utilisés régulièrement, y compris les renseignements personnels divulgués à des tierces parties, sont généralement précis et à jour, à moins que des contraintes sur l'exigence de précision ne soient clairement stipulées.
7.1 - ConnexOntario mettra en place des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels contre les pertes ou les vols, ainsi que l'accès, la divulgation, la reproduction, l'utilisation ou la modification non autorisés, peu importe le format des renseignements personnels. 7.2 – La nature des mesures de sécurité variera selon le degré d'importance des renseignements personnels recueillis; la quantité, la distribution et le format des renseignements personnels; et la méthode de stockage. Les renseignements personnels plus délicats feront l'objet d'un niveau de protection plus élevé. 7.3 – Les méthodes de protection comprennent, s'il y a lieu, et selon la nature délicate des renseignements personnels : (a) mesures physiques (ex., filières fermées à clé et accès restreint aux bureaux); (b) mesures organisationnelles (ex., cotes de sécurité et accès sélectif); et (c) mesures technologiques (ex., utilisation de mots de passe et de cryptage). 7.4 - ConnexOntario sensibilisera ses employés à l'importance de protéger la confidentialité des renseignements personnels. 7.5 - ConnexOntario prendra soin, lors du débarras ou de la destruction des renseignements personnels, d'empêcher que des parties non autorisées n'obtiennent accès aux renseignements personnels (consultez la clause 5.3 de la présente politique de protection des renseignements personnels).
8.1 - ConnexOntario fera preuve de transparence relativement à ses politiques et pratiques de gestion des renseignements personnels. En effet, toute personne peut facilement obtenir de l'information sur les politiques et pratiques de ConnexOntario. ConnexOntario exposera cette information de manière généralement compréhensible. Sur demande, elle fera aussi des copies de la présente politique de protection des renseignements personnels. 8.2 – L'information touchée comprend : (a) le nom ou le titre, et l'adresse, de l'agent de protection des renseignements personnels; (b) les moyens d'obtenir accès aux renseignements personnels détenus par DART; (c) une description du genre de renseignements personnels détenus par CONNEXONTARIO, y compris un compte-rendu général de l'utilisation de ces renseignements; (d) copies de tout prospectus ou autre document expliquant les politiques, normes et codes de DART, selon le cas; et (e) une description des renseignements personnels mis à la disposition des organismes connexes. Principe 9 : Accès individuel 9.1 – Sur demande, CONNEXONTARIO informera une personne si elle détient des renseignements personnels à son sujet, sauf si la loi n'autorise pas la divulgation de tels renseignements personnels à cette personne. CONNEXONTARIO est encouragée à révéler la source de ces renseignements personnels. CONNEXONTARIO à la personne accès à ses renseignements personnels. De plus, CONNEXONTARIO un compte rendu de l'utilisation déjà faite ou à faire de ces renseignements personnels, et des tierces parties auxquelles ils ont été divulgués. 9.2 – Il se peut que la personne doive fournir suffisamment de renseignements personnels pour permettre à CONNEXONTARIO de produire un compte-rendu de l'existence, de l'utilisation et de la divulgation des renseignements personnels. CONNEXONTARIO utilisera les renseignements personnels fournis seulement à cette fin. 9.3 – Dans certaines situations, il peut arriver que CONNEXONTARIO ne puisse pas donner accès à tous les renseignements personnels qu'elle détient sur une personne. CONNEXONTARIO peut refuser d'accorder accès aux renseignements personnels sur une personne, seulement dans les cas autorisés ou exigés par loi ou stipulés dans la section 8 ou 9 de la Loi. ConnexOntario consultera la Loi pour déterminer si une exception à l'obligation de donner accès s'applique. Elle fera des exceptions limitées et spécifiques seulement aux exigences d'accès et, sur demande, indiquera à la personne les raisons pour lesquelles elle lui a refusé l'accès. Au nombre des exceptions, figurent les renseignements personnels qui contiennent des références à d'autres personnes, les renseignements personnels qui ne peuvent pas être divulgués pour des raisons juridiques, de sécurité ou d'exclusivité commerciale, et les renseignements personnels qui font l'objet de secret professionnel liant un avocat à son client, de secret médical ou relatif à un litige. 9.4 – En fournissant un compte rendu des tierces parties auxquelles elle a divulgué des renseignements personnels, CONNEXONTARIO tentera d'être aussi précise que possible. Quand il n'est pas possible de dresser une liste des tierces parties auxquelles CONNEXONTARIO a effectivement divulgué des renseignements personnels, CONNEXONTARIO fournira une liste des tierces parties auxquelles elle pense avoir divulgué les renseignements personnels. 9.5 - CONNEXONTARIO répondra à la demande d'une personne dans des délais raisonnables et, dans tous les cas, dans les trente (30) jours suivant la demande. CONNEXONTARIO peut prolonger le délai de réponse d'une période allant jusqu'à trente (30) jours additionnels, si une telle durée entrave de manière déraisonnable les activités de DART; ou si la durée exigée pour entreprendre les consultations nécessaires pour répondre à la demande rendrait les délais impossibles à respecter. CONNEXONTARIO peut aussi prolonger le délai de réponse d'une durée nécessaire à convertir les renseignements personnels à un autre format. CONNEXONTARIO avisera la personne de tout prolongation du délai dans les trente (30) jours suivant la demande de la personne et l'informera de son droit à déposer une plainte au sujet de la prolongation auprès du Commissaire à la protection de la vie privée. CONNEXONTARIO remettra les renseignements personnels demandés dans une forme généralement compréhensible. Par exemple, si CONNEXONTARIO utilise des abréviations ou des codes pour enregistrer les renseignements personnels, elle fournira les explications correspondantes. 9.6 – Sur demande d'une personne souffrant de déficiences sensorielles, CONNEXONTARIO donnera accès aux renseignements personnels dans un autre format, si la version des renseignements personnels existe déjà dans ce format ou si la conversion à un autre format est exigée pour permettre à la personne d'exercer son droit à demander des corrections, à mettre en cause la conformité de CONNEXONTARIO en vertu du principe 10 de l'annexe 1 de la Loi ou à porter plainte auprès du Commissaire à la protection de la vie privée. 9.7 - CONNEXONTARIO accordera accès aux renseignements personnels à un coût minime ou gratuitement. CONNEXONTARIO peut accorder l'accès en contrepartie d'un coût imputé à la personne, si CONNEXONTARIO a informé ladite personne du coût approximatif et que cette dernière informe CONNEXONTARIO qu'elle ne veut pas retirer sa demande. 9.8 – Quand une personne réussit à prouver que les renseignements personnels sont faux ou incomplets, CONNEXONTARIO corrigera les renseignements personnels en conséquence. Selon la nature des renseignements personnels contestés, la rectification peut donner lieu à la correction, à la suppression ou à l'ajout de renseignements personnels. S'il y a lieu, CONNEXONTARIO les renseignements personnels rectifiés aux tierces parties ayant accès aux renseignements personnels en question. 9.9 - CONNEXONTARIO enregistrera l'essentiel de toute contestation qui n'est pas résolue à la satisfaction de la personne. S'il y a lieu, CONNEXONTARIO transmettra la contestation non résolue aux tierces parties ayant accès aux renseignements personnels en question.
10.1 – L'agent de protection des renseignements personnels est discuté dans la clause 1.1. 10.2 - CONNEXONTARIO établira des procédures pour recevoir les plaintes et demandes d'information concernant ses politiques et pratiques de traitement des renseignements personnels, et y répondre. Les procédures de plainte devraient être facilement accessibles et simples à utiliser. 10.3 - CONNEXONTARIO informera les personnes qui font des demandes d'information ou déposent des plaintes au sujet de ses procédures de plainte. 10.4 - CONNEXONTARIO enquêtera sur toutes les plaintes. Si une plainte se révèle justifiée, CONNEXONTARIO prendra les mesures appropriées, y compris, au besoin, la rectification de ses politiques et pratiques. 10.5 – Si une personne n'est pas satisfaite de la réponse de l'agent de protection des renseignements personnels, elle peut recourir au Commissariat à la protection de la vie privée, au :
Téléphone : (613) 995-8210 |